Khi làm việc tại công ty Nhật, ngoài rào cản về ngôn ngữ, mình chắc rằng bạn sẽ gặp phải những tình huống bất ngờ. Những lúc như vậy bạn phải làm gì? Hãy cùng tìm hiểu cách xử lý ngay thôi.
A.Những vấn đề thường gặp
1.Mắc lỗi, phạm sai lầm
Đây là vấn đề chung mà mọi người đều mắc phải, không phải chỉ riêng với những người mới. Nhưng cách giải quyết thì không phải ai cũng biết.
- Lần đầu: Hãy chắc chắn rằng bạn biết nguyên nhân gây ra lỗi, nếu có thể tự giải quyết mà không gây ra thêm rắc rối thì hãy xử lý. Sau cùng là báo cáo lại với cấp trên về việc bạn đã gây ra cùng với cách đã giải quyết.
- Lần thứ 2: Báo cáo lại với cấp trên ngay lập tức, không cố tìm cách giải quyết để rồi gây ra hậu quả nghiêm trọng
Người Nhật rất tuân thủ nguyên tắc và sự an toàn, vì vậy việc báo cáo lại với cấp trên rất quan trọng. Trái lại, người Việt thường xuề xòa bỏ qua những việc nhỏ, rồi cho rằng không đáng để cấp trên quan tâm.
Nhập gia tùy tục, hãy đọc kỹ bảng quy tắc của công ty, mình chắc chắn rằng mọi công ty ở Nhật đều nói về vấn đề này. Đừng để việc nhỏ hóa lớn.
2.Bị cấp trên hoặc khách hàng mắng
Khi bị cấp trên hoặc khách hàng phàn nàn, bạn cần bình tĩnh tìm hiểu xem lỗi thuộc về ai:
- Lỗi thuộc về mình: chịu khó lắng nghe lời khiển trách, bạn sẽ biết mình làm sai ở đâu và cách để tránh lặp lại việc trên
- Do hiểu nhầm: bình tĩnh chờ cho đối phương nguôi giận, kể cả có phải nghe mắng, sau đó mới giải thích nhẹ nhàng giải thích
- Không hiểu rõ nguyên nhân: lắng nghe và phân tích sự việc, hãy cứ xin lỗi trước rồi tìm hiểu sau cũng chưa muộn
Điều quan trọng nhất là thái độ của bạn, chứ không phải lỗi to hay nhỏ. Đừng để lại ấn tượng xấu với cấp trên hay khách hàng.
Tuyệt đối tránh làm những điều sau:
- Khóc trước mặt đối phương: Nếu không thể chịu được, hãy xin phép đi vào nhà vệ sinh để lấy lại bình tĩnh
- Nói dối: Việc cố tìm lý do để bào chữa hay nói dối để tránh né chỉ làm cho đối phương thêm tức giận
- Tỏ thái độ xấu: Cho dù là lỗi thuộc về đối phương thì cũng đừng tỏ ra thái độ chống đối
- Cười xòa: Bạn có biết rằng việc này rất khiếm nhã, đối phương có thể sẽ hiểu lầm rằng bạn không tôn trọng họ
B.Vấn đề đến từ trong công ty
1.Bị bắt nạt
Nếu bạn là người mới thì chuyện này có thể là bình thường, nhưng nếu bị bắt nạt trong thời gian dài thì phải xem lại. Hãy báo cáo với cấp trên để họ giải quyết. Nếu ngại thì bạn cũng phải viết thư rồi bỏ vào hòm góp ý trong công ty.
Đừng tự chống đối lại, hãy để việc đó cho cấp trên xử lý. Cùng là người lao động, ai cũng đều sợ bị đuổi việc.
2.Bị quấy rối
Điều mình muốn đề cập đến ở đây là quấy rối tình dục (セクハラ), và đa phần nạn nhân của nó là phụ nữ.
-
セクハラ
Quấy rối tình dục thường được chia làm 2 loại:
⊗.Loại thứ 1: Quấy rối, gây áp lực lên môi trường làm việc
Người quấy rối sẽ làm những việc gây ảnh hưởng đến môi trường làm việc của nạn nhân. Kiểu quấy rối này thường rất khó nhận biết, nhiều khi nạn nhân tưởng rằng người quấy rối chỉ trêu đùa.
- Hành vi thường gặp: dùng những câu nói tục tĩu về tình dục để chọc ghẹo, cố tình đụng chạm vào cơ thể hoặc bỏ những thứ “không sạch sẽ” vào nơi làm việc của nạn nhân.
- Cách giải quyết: Trực tiếp nói thẳng với người quấy rối. Nếu họ không chịu dừng lại thì hãy mang theo máy ghi âm, sử dụng máy ảnh để chụp lại bằng chứng.
Bạn có thể dùng nó để khiến họ dừng lại hoặc báo cáo thẳng với cấp trên.
Kiểu quấy rối này thực sự rất khó chịu, nó gây áp lực tinh thần rất nặng nề cho nạn nhân hơn là vật chất.
⊗.Loại thứ 2: Dùng quyền lực để quấy rối
Người quấy rối trong trường hợp này thường là những kẻ có chức vụ, quyền lợi cao hơn nạn nhân trong công ty. Kiểu quấy rối này nhận biết rất dễ, nhưng lại khiến nạn nhân khó xử vì không biết giải quyết ra sao.
- Hành vi thường gặp: chọc ghẹo bằng ngôn ngữ tục tĩu, cố tình đụng chạm cơ thể,… thậm chí là đưa ra điều kiện trao đổi hòng chiếm đoạt nạn nhân
- Cách giải quyết: Nói chuyện trực tiếp với kẻ quấy rối, dùng từ ngữ nhẹ nhàng hoặc cứng rắn để họ hiểu rằng bạn không thích.
Nếu không được thì bạn hãy mang theo máy ghi âm, chụp ảnh lại các bằng chứng gửi thẳng lên ban giám đốc công ty hoặc công an.
Vì trường hợp này là người có quyền cao hơn nạn nhân nên rất nguy hiểm. Có thể nạn nhân sẽ mất việc làm nhưng cũng đừng vì thế mà sợ hãi.
⊗.Lưu ý:
- Quấy rối tình dục không chỉ xảy ra ở công ty, có thể xảy ra ở ngoài công ty. Vì vậy bạn phải chú ý.
- Ranh giới giữa chọc ghẹo và quấy rối tình dục nằm ở chỗ bạn có cảm thấy khó chịu với đối phương hay không.
3.Tình yêu nơi công sở
Công ty là nơi làm việc, không phải nơi để thể hiện tình yêu. Nếu bạn biết bí mật của ai đó thì nên kệ họ, đừng để lộ với người khác.
Cặp bồ ở công ty cũng là điều bị cấm ở các công ty Nhật. Đã có rất nhiều vụ liên quan đến vấn đề này và đều bị cách chức. Bạn nên biết điều đó.
C.Những vấn đề bên ngoài công ty
Vấn đề đến từ bên ngoài công ty ở đây là về phía khách hàng, chứ không phải là vấn đề cá nhân.
1.Bị khách hàng cắt hợp đồng
Nếu bạn đang làm sales trong công ty, chắc hẳn bạn sẽ gặp vấn đề này vài lần. Về cách xử lý thì bạn cũng đã được học ở trường lớp hoặc kinh nghiệm từ senpai rồi.
Theo kinh nghiệm của mình, một khi đã bị cắt hợp đồng thì rất khó thuyết phục lại. Tốt nhất là bạn hãy tìm hiểu nguyên nhân để khắc phục cho lần tới. Sau đó báo cáo lại với công ty về sự việc đáng tiếc xảy ra.
2.Bị khách hàng phiếu nại
Khi bị khách hàng khiếu nại, bất kể là về bản thân hay là sản phẩm. Điều đầu tiên cần làm là「すみません」, sau đó mới bắt đầu tìm hiểu nguyên nhân.
Trong cuộc trò chuyện, hãy ghi lại các thông tin của khách hàng, nguyên nhân xảy ra sự việc vào sổ tay. Sau đó hãy báo cáo với công ty để có biện pháp xử lý.
⊗.Cách xử lý khiếu nại qua điện thoại:
Nếu gặp khách hàng dễ tính thì bạn sẽ gặp may. Chẳng may bạn gặp phải khách hàng khó tính, họ sẽ yêu cầu gặp cấp trên của bạn. Lúc này bạn không được chuyển máy cho cấp trên luôn mà chưa xem họ khiếu nại về việc gì.
-
Khách hàng khó tính là nỗi ám ảnh
Hãy dùng mẫu câu sau:
- Nếu bạn không phiền, hãy nói chuyện với tôi:「わたくし、_ _ _でよろしければお話をお伺いいたします」
- Xin lỗi vì sự bất tiện này:「ご迷惑をおかけしまして申し訳ありません」
- Về sự việc này, lần tới tôi sẽ cẩn thận: 「このようなことのないよう、以後気を付けます」
- Sau này mong được chỉ bảo từ quý khách (dùng khi đã xử lý xong việc): 「今後ともよろしくお願いします」
Trong lúc hội thoại, tuyệt đối không phủ nhận các câu nói của khách hàng ngay lập tức khi chưa điều tra kỹ lưỡng.
3.Đối tác của công ty liên lạc riêng
Nếu đối tác mời bạn đi ăn riêng hoặc hẹn nói chuyện riêng. Bạn đừng tự ý quyết định, hãy hỏi ý kiến từ lãnh đạo của bạn.
Việc này nếu đã xảy ra thì chắc chắn là bên đối tác đang có ý “thử thách” bạn hoặc họ đang có ý đồ thực sự đối với công ty bạn. Hãy cẩn thận.
Nếu thấy bài viết có ích, hãy chia sẻ lại với mọi người. Bạn có thắc mắc, hãy để lại comment bên dưới.
